Neue Mitgliederverwaltung Vorgehensweise

und HINWEISE zur Umstellung

Grundlegendes

Mitgliederverwaltung warum?

Die Gründe für die Einführung einer ONLINE Mitgliederverwaltung waren ein vereinfachter Arbeitsablauf für die Verwaltung und Rollenzugehörigkeit/Gruppenzugehörigkeit der Zugriffsregelung auf die Website, so wie die Möglichkeit Mitglieder schnell per E-Mail zu informieren (Terminkalendersystem). Ab sofort ist es auch möglich, das Untergruppen eigen Mitgliederverwaltungsrechte haben , so das sie stets zugriff auf aktuelle Mitgliederlisten haben. Diese können sie auch selber bearbeiten. Wichtiger Vorteil hier ist, dass das Mitglied seine persönliche Daten nur einmal angeben muß und die Daten allen Untergruppen Mitgliederverwaltungen (Vorstand, Schriftführer) sofort zur Verfügung stehen bei den Gruppen bei den sich das Mitglied angemeldet hat. Solten sich Änderungen in den persönlichen Daten ergeben, so muß das Mitglied sich nur mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden, seine Daten ändern und schon stehen allen Untergruppen die aktuellen Daten sofort wieder zur Verfügung.

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Datenschutz

Der Schutz der persönlichen Daten ist uns wichtig! Die Daten werden nur für Vereinsinternen Zwecken benutzt und nicht an dritte weitergegeben! Auf die persönlichen Daten haben nur Personen Zugriff, welche mit der Verwaltung von Mitgliedern verantwortlich sind z.B. Vorstand, Schriftfüher (Hauptverein/Untergruppen). Mußfelder sind von den Mitgliedern zwingend auszufüllen, da diese Daten für die Verwaltung der Mitglieder wichtig sind. Diese Felder sind nicht für alle Mitglieder sichtbar! Mitglieder können aber bestimmte persönliche Daten für andere Mitglieder sichtbar machen, indem sie die Daten in die entsprechenden Felder welche mit "sichtbar" im Mitgliederprofil gekennzeichnet sind, einfügen können. Die Daten werden nur so lange gespeichert wie Sie für die Verwaltung notwendig sind und nach austreten aus dem Verein gelöscht (ein Austritt aus einer Untergruppe bewirkt noch nicht die Löschung, solange das Mitglied noch in einer anderen Gruppe Mitglied ist)!

WICHTIGER HINWEIS:
Das Passwort zum Zugang zur Mitgliederverwaltung ist nicht durch Mitgliederverwalter (Vorstände/Schriftführer) einsehbar!
JEDOCH
das Passwort zum Zugang zur Website ist durch Mitgliederverwalter (Vorstände/Schriftführer) einsehbar!

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Begriffe

Mitgliederverwaltung
In der Mitgliederverwaltung trägst Du deine persönlichen Daten ein, welche für die Verwaltung von Mitgliedern benötigt werden und solche Daten die Du auch für andere Mitglieder sichtbar machen möchtest!

Mitgliederbereich
Dies ist der Bereich auf der Website wo nur Mitglieder Zugriff haben die der entsprechenden Gruppe angehören.

Mein Profil

Im Mein Profil stehen die persönlichen Mitgliedsdaten eines Mitgliedes welche dieser selber bearbeiten kann.

sichtbar
Die mit sichtbar gekennzeichneten Felder sind für alle angemeldeten Mitglieder in Listen einsehbar

unsichtbar
Die mit unsichtbar gekennzeichneten Felder sind nur für Webmaster und Mitgliederverwalter (Vorstände, Schriftführer) sichtbar

Rolle
Gruppen sind z.B. Verteilerlisten Zuordnungen zu Untergruppen, diese ermöglichen den beschränkten Zugang auf der Website und regeln die Anzeige in den Mitgliederlisten

Gruppe
siehe Rolle

Messenger
In den Messenger Feldern können Mitglieder Ihre Kontakt Namen/Nummern eingeben und diese für andere Mitglieder sichtbar machen.

Soziale Netzwerke
In den Soziale Netzwerk Feldern kann man anderen Mitgliedern mitteilen bei welchen Netzwerken man selbst Mitglied ist.

Änderungen
In dieses Feld muss zur Zeit noch eigegeben werden was für Änderungen am Profil gemacht wurden

Mitteilungen
In diesen Feldern können Mitgliederverwaltung und Mitglied Mitteilungen an die jeweils andere Seite schicken um z.B die Datenpflege zu vereinfachen

E-Mail-System spez. Felder
Diese Felder sind nur für die Verwaltung der Vereinsinternen E-Mailadressen vorgesehen und können nur von den Mitgliederverwaltern bearbeitet werden. Diese Daten sind nur für die Nutzer dieser E-Mailadressen wichtig (zumeist Funktionsträger)!

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Umstellung (Schritt für Schritt Anleitung)

Die Benutzer Daten wurden aus dem alten System in das neue überspielt!
Leider konnten die Telefonnummern nur teilweise oder fehlerhaft übernommen werden so wie die Geburtsdaten einiger Mitglieder die noch fehlten oder unvollständig waren.

Die Gruppen/Rollen/Listen wurden erweitert, was eine neue Anbindung/Freischaltung nötig macht!

Zur Umstellung werden die alten Berechtigungen/Zugänge übergangsweise noch bis zum 30. 11.2008 verfügbar sein und danach gesperrt!

Schritt 1/2
1. E-Mail: teilt die Umstellung an das Mitglied mit
2. E-Mail: erhält das Mitglied die neuen LogIn Daten für die Mitgliederverwaltung
Im 1. Schritt muß sich das Mitglied nun mit seinen neuen Benutzernamen (Ersterteil der E-Mailadresse aus dem Altverfahren) und Passwort anmelden.
Die Zugangsdaten können auch selber angefordert werden, indem im LogIn Fenster die Funktion "Loginprobleme" genutzt wird.

Das Mitglied muß nun seine Mitgliederdaten überprüfen und ggf. ergänzen (in das Feld Änderungen bitte "neu" eingeben)!

jetzt Schritt 1 durchführen


Schritt 2/2

Im 2. Schritt muß das Mitglied sich den entsprechenden Gruppen/Untergruppen/Rollen zuorden!

Dabei ist zu unterscheiden der private Zugang =Gruppen
und der Vereinszugang mit Vereins E-Mail (Benutzername= Ersterteil der Vereins E-Mailadresse)= Rollen

jetzt Schritt 2 durchführen

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Fragen? / Probleme

Fals Fragen oder Probleme auftreten kann sich das Mitglied jederzeit an den Webmaster wenden!

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